Przygotuj swoją firmę na KSeF z Wapro: bezproblemowe przejście na e-faktury

Nowoczesne technologie są systematycznie wprowadzane do działań społecznych i biznesowych. We współczesnym świecie coraz rzadziej przechowuje się bowiem dane analogowe, stawiając na ich cyfrowe odpowiedniki. Doskonałym przykładem jest opracowany przez Ministerstwo Finansów** KSeF** . Jak się na niego przygotować?

Co to jest Krajowy System e-Faktur?

Przechowywanie i przesyłanie danych w formie cyfrowej to w dzisiejszych czasach standard. Dotyczy to także faktur, które często są wystawiane w sposób elektroniczny. Dlatego Ministerstwo Finansów postanowiło uprościć ten proces, wprowadzając Krajowy System e-Faktur.

Co to jest KSeF i do czego ma służyć? Jest to ogólnopolski system, pośredniczący w wystawianiu, przechowywaniu faktur ustrukturyzowanych, który również umożliwia odbieranie e-faktur. Faktury generowane w KSeF są ujednolicone zgodnie z obowiązującymi przepisami. Wspólny format pliku dla wszystkich faktur to xml (nie jest możliwe wystawienie faktury w innym formacie). Celem platformy jest centralizacja procesu rejestracji faktur, co ma przyspieszyć cyfryzację sektora publicznego.

Jak działa KSeF?

Krajowy System e-Faktur jest jednym, centralnym miejscem, w którym wystawiane są wszystkie pojawiające się w obrocie gospodarczym faktury. Aby ten proces odbywał się automatycznie, wymagało to zintegrowania z platformą KSeF znanych podatnikom programów do zarządzania sprzedażą i fakturowania, jak również odbierania faktur przez programy finansowo - księgowe. Poprzez zarządzanie uprawnieniami użytkowników gwarantuje bezpieczeństwo danych.

Jak działa ten nowoczesny system? Wystawianie faktury przez KSeF krok po kroku wygląda następująco:

• po przygotowaniu dokumentu, system sprawdza, czy jest on zgodny z obowiązującym standardem,
• platforma nadaje fakturze unikalny numer,
• wystawca otrzymuje urzędowe poświadczenie odbioru (UPO),
• po uwierzytelnieniu się na platformie odbiorca uzyskuje dostęp do dokumentu po pozytywnym przejściu procesu uwierzytelniającego.

Platforma teleinformatyczna potrafi również analizować i kontrolować dane z ustrukturyzowanych faktur oraz wysyłać komunikaty dotyczące ich wystawienia lub odrzucenia.

Korzyści z przejścia na e-faktury

Z punktu widzenia państwa, KSeF jest ogromnym ułatwieniem. Dzięki ujednoliceniu formatu faktur znikną dotychczasowe trudności związane z wczytywaniem dokumentów w systemach ERP. Zmniejszy się także ilość nieprawidłowości, a także zostanie uszczelniony system podatkowy. Wszystkie transakcje fakturowane będą przepływać przez jeden system, co umożliwi fiskusowi bieżący nadzór nad podatkiem VAT.

Co z przedsiębiorcami? Wdrożenie KSeF w firmie ma równie wiele zalet. Jest to m.in.:

• brak konieczności samodzielnego przechowywania oraz archiwizacji faktur,
• koniec z przygotowywaniem duplikatów,
• zniknięcie potrzeby ręcznego wprowadzania danych (mniejsze ryzyko błędów),
• szybkie odbieranie i wysyłanie faktur elektronicznych,
• dostęp do faktur elektronicznych w czasie rzeczywistym,
• skrócenie podstawowego terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni (po spełnieniu określonych warunków).

KSeF automatyzuje procesy księgowe i planowane jest także usprawnienie procesu płatności poprzez dopisanie KSeF ID rozliczanej transakcji. Przekłada się to na uproszczenie transakcji oraz zwiększenie zadowolenia każdej ze stron.

Automatyczna wymiana dokumentów i komunikacja z KSeF dzięki Wapro

Od kiedy wchodzi KSeF? Możliwość wystawiania faktur za pośrednictwem systemu istnieje od początku 2022 r. Zgodnie z zapowiedziami rządu, w przyszłości ma być to obowiązkowa forma fakturowania dla wszystkich przedsiębiorców. Termin jej wprowadzenia wejdzie w życie 1 lutego 2026 roku dla firm, w których wysokość sprzedaży przekroczyła 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 roku dla wszystkich przedsiębiorstw.

Czytaj więcej na Prawo.pl:

prawo.pl/podatki/kiedy-wejdzie-w-zycie-obligatoryjny-ksef-mf-podalo-date,526693.html

Specjaliści zalecają, aby nie czekać na ostatnią chwilę z wdrożeniem KSeF, ale jak najszybciej przygotować się na obowiązek korzystania z platformy. Jak to zrobić? Pomoże w tym Wapro KSeF: program do elektronicznej wymiany dokumentów, gotowy do komunikacji z Krajowym Systemem e-Faktur. Wapro KSef (businesslink) komunikuje się na bieżąco z KSeF, odbiera faktury wystawione przez wystawców oraz zajmuje się ich przekazywaniem do ERP. Umożliwia też automatyczną wymianę dokumentów z kontrahentami oraz komunikację z klientami.

Businesslink od Wapro jest uniwersalną platformą wymiany i dystrybucji dokumentów, pośredniczącą między programem fakturującym a rejestrem KSeF. Dzięki niej przygotujesz się do KSeF w praktyce , a przy tym zaoszczędzisz czas, wyeliminujesz pomyłki i zautomatyzujesz firmę. To nowoczesne rozwiązanie na miarę XXI wieku.